AKTA OSOBOWE

• Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika.

• Nowy obowiązek oceny przez pracodawców, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie osoby na określonym stanowisku.

• Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

• Czy dokumentacja pracownicza składa się z czterech części - A, B, C, D?

• Czy w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są tylko takie dokumenty, jakie są wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodzony, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej?

• Czy w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, przechowuje się wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę?

• Czy dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne?

• Czy w części C akt osobowych znajdują się wyłącznie oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy?

• W której części akt osobowych należy przechowywać - dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej wraz z raportami

• Czy świadectwa pracy z poprzednich okresów zgodnie z nowym rozporządzeniem przechowujemy w aktach osobowych, a jak tak to w jakich częściach i od czego jest to uzależnione

• Do której części akt osobowych wkładamy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika a nie kandydata

• dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników

• jak często pracownik winien składać oświadczenie o udzielenie opieki nad dzieckiem do lat 14, wniosek przechowujemy w aktach osobowych czy pod ewidencją czasu pracu

• wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy

• gdzie należy przechowywć deklaracji ZUS oraz dokumentów podatkowych (stanowisko MRPiPS),

• dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),

• gdzie należy przechowywać dokumentację PPK i jaki jest okres przechowywania.

• gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy

• czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą

• dane, które mogą być podawane w świadectwie pracy oraz zasady wydawania świadectwa pracy,

• zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy),

• przypadki, gdy dany pracownik będzie miał dwa komplety dokumentacji pracowniczej z różnymi okresami jej przechowywania,

• jakie dokumenty są umieszczane w „starych” i „nowych” aktach osobowych w przypadku pracowników, których dokumentacja pracownicza podlega dwóm okresom przechowywania zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS,

UMOWY O PRACĘ – JAK NIE POPEŁNIĆ BŁĘDU

• Ile można zawrzeć umów na okres próbny z tym samym pracownikiem

• Umowy na czas określony – jakie wchodzą do limitu 3 i 33 a jakie nie i dlaczego

• Czy musimy zgłaszać umowy na czas określony do PIP i dlaczego

• Czy przedłużenie umowy do dnia urlopu też wliczamy do limitu 3 i 33

• Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo(stanowisko MRPiPS i UODO),

• Treść umowy o pracę – co powinna zawierać umowa o pracę

• Kiedy pracownik powinien otrzymać umowę o pracę

• Zmiany zawierania umów na czas określony – jak liczymy okresy trwania umowy i ilość zawartych umów

• Kiedy wpisać obiektywne przyczyny zawarcia umowy o pracę i jak to prawidłowo zrobić

• Jak ma wyglądać zgłoszenie do PIP umowy na czas określony zawartej powyżej 33 miesięcy – z obiektywnymi przyczynami

• Kiedy pracownik musi podpisać umowę o pracę i czy może by ć to już po dniu zawarcia umowy.

• Jak prawidłowo określić datę sporządzenia umowy, zawarcia umowy, termin rozpoczęcia pracy i jaka ma być data przy podpisie pracownika – czy wszystkie daty są konieczne

• Jak prawidłowo wskazać miejsce wykonywania pracy przez pracownika aby nie narazić się na odpowiedzialność przed PIP

• Sposoby zmiany treści stosunku pracy:

  • • Wypowiedzenie zmieniające

    • Czasowe powierzenie innej pracy

    • Porozumienie zmieniające

CZAS PRACY BEZ TAJEMNIC

1. Jakie dokumenty należy sporządzić celem prawidłowego rozliczenia czasu pracy, gdzie i jakie i jak długo przechowujemy takie dokumenty

2. wnioski pracownika o udzielenie dni wolnych – z jakiego tytułu

3. zakres dokumentów wchodzących w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy,

4. jakie dokumenty dotyczące czasu pracy teraz przechowujemy pod ewidencją czasu pracy a nie w aktach osobowych

5. czy listy obecności przechowujemy pod ewidencją czasu pracy

6. grafiki, harmonogramy czasu pracy – gdzie i jak długo przechowujemy stanowisko MRPiPS

7. ewidencja czasu pracy miesięczna czy roczna – stanowisko MRPiPS

• rozliczanie czasu pracy oraz ustalanie prawa pracownika do ewentualnych świadczeń dodatkowych (wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki za pracę w porze nocnej, w niedziele i święta)
• sposoby zlecania pracy nadliczbowej
• kiedy należy rozliczyć nadgodziny dobowe a kiedy średniotygodniowe
• czy na wniosek pracownika można przenosić nadgodziny liczbowe z jednego okresu rozliczeniowego na drugi
• czy pracownik może odmówić świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych
• interpretacja MRPiPS dotyczące wystąpienia choroby pracownika w dniu odbierania czasu wolnego za nadgodziny oraz dnia wolnego za święto
• różnice prawne w zakresie kompensaty nadgodzin na wniosek i bez wniosku pracownika
• Czy w podróży służbowej mogą wystąpić nadgodziny i jak je rozliczyć
• czy przy wykonywaniu pracy zdalnej mogą wystąpić nadgodziny

URLOPY WYPOCZYNKOWE – NAJWAZNIEJSZE ASPEKTY

• Wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego i urlopu bezpłatnego czy możemy przechowywać odrębnie dla każdego pracownika w jednym miejscu

• zasady zaokrąglania przy obliczeniach urlopowych,

• zmiana pracodawcy w trakcie roku,

• urlop proporcjonalny niepełnoetatowca,

• zmiana wymiaru etatu w trakcie miesiąca,

• urlop uzupełniający – stały czy proporcjonalny?

• potrącanie urlopu z tytułu nadwyżkowego wykorzystania u poprzedniego pracodawcy,

• pula urlopowa i udzielanie urlopu na godziny,

• urlop wypoczynkowy przy równoległym zatrudnieniu.

• rozliczanie urlopu przy zmianie pracodawcy w trakcie pierwszego roku pracy,

• pierwszy urlop w przypadku podjęcia pracy w ostatnich tygodniach roku kalendarzowego.

• urlop udzielany na żądanie pracownika (czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, forma składania wniosku, termin złożenia wniosku, data wykorzystania urlopu na żądanie),

• urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego (ustalenie łączne czy oddzielne, nieterminowe dostarczenie orzeczenia o niepełnosprawności, rozliczanie proporcjonalne urlopu dodatkowego, data od której ustala się uprawnienia),

ŚWIADECTWO PRACY BEZ PROBLEMU

• Świadectwo pracy – czy nadal nas obowiązuje termin 7 dni

• Przesłanki jakie musi spełnić pracodawca przy wydawaniu świadectwa pracy. Kto musi wydać świadectwo pracy w ostatnim dniu pracy pracownika, a kto w terminie 7 dni

• Kiedy pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy na wniosek pracownika

• W jakiej formie pracownik składa wniosek o wydanie świadectwa pracy: papierowej czy elektronicznej

• Terminy odwołania pracownika od treści świadectwa pracy

• Jak zapisać w treści świadectwa pracy ilość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego

• Czy w świadectwie podajemy urlop wykorzystany w naturze i wypłacony ekwiwalent

• Czy w treści świadectwa pracy wpisujemy informację o urlopie zaległym

• Czy pracodawca może zamieścić w treści świadectwa pracy informacje uzupełniające – na wniosek pracownika.

• Świadectwa pracy a śmierć pracownika

• W której części akt osobowych przechowujemy świadectwo pracy

• Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia kopie czy oryginał

• W której części akt osobowych przechowujemy świadectwa pracy potwierdzające poprzednie okresy zatrudnienia

Prowadzący: - Kalina Kaczmarek - specjalista w zakresie kodeksu pracy, czasu pracy, b. pracownik PIP.